Rekisterinpitäjä on Turun yliopisto. Palvelun omistaa ja rekisteristä vastaa Digipalvelut, helpdesk@utu.fi.
Turun yliopiston tietosuojavastaavan osoite on dpo@utu.fi.
Rekisteri sisältää yksilöintitiedot käyttäjistä, joilla on käyttöoikeudet Turun yliopiston ja Åbo akademin ChemInventory -järjestelmään ja tiedot siitä, millaiset oikeudet heillä kyseiseen järjestelmään on. Tietoja tarvitaan sen määrittämiseen, mitä ChemInventorysta haettuja tietoja käyttäjälle esitetään.
Lisäksi järjestelmä tallentaa tietoja kirjautuneen käyttäjän toimista järjestelmässä. Lokitietoja käytetään palvelun toiminnasta ja tietoturvasta huolehtimiseen.
Rekisteri sisältää tiedot kunkin ChemInventoryn kokoelman käyttäjistä ja heidän käyttöoikeustasoistaan. Tietoja käytetään antamaan käyttäjille työkalussa vastaavat oikeudet kuin heillä on ChemInventoryssa.
Tiedot haetaan päivittäin rajapinnan yli ChemInventorysta (www.cheminventory.net). Tarvittaessa päivitettyjä tietoja haetaan myös reaaliaikaisesti.
Kirjautumisen yhteydessä käyttäjän yksilöimiseksi tallennetaan käyttäjän etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite sekä eduPersonPrincipalName -tunniste HAKA-federaation kirjautumispalvelusta.
Tietoja säilytetään enintään vuoden ajan.
Tietoja välitetään käyttäjille, joilla on tehtävänsä ja asemansa perusteella oikeus nähdä tiedot.
Yliopisto voi luovuttaa tietoja ulkopuolisille lakiin perustuvan ilmoitus- tai luovutusvelvollisuuden johdosta.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Palvelu sijaitsee Turun yliopiston suomalaisessa konesalissa.
Automaattista päätöksentekoa ei toteuteta käsiteltäviin henkilötietoihin.
Koska kaikki järjestelmän käsittelemät henkilötiedot tulevat muista järjestelmistä, henkilön on pyydettävä rekisterimuutoksia kyseisten järjestelmien rekisterien kautta.
Tietojen käyttäoikeus on niillä henkilöillä, joilla työtehtävänsä tai muun vastuun takia on oikeus nähdä tiedot.
Koko rekisterin tietoihin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Järjestelmä rajaa tietojen näkyvyyttä käyttöoikeuksilla. Palvelun ja sen taustalla olevan tietokannan pääkäyttäjät ovat Turun yliopiston Digipalvelujen työntekijöitä. Työntekijöiden ja pääkäyttäjien käyttäjätunnistuksessa käytetään HAKA-kirjautumispalvelua. Vaitiolovelvollisuus sitoo henilötietoja käsitteleviä työntekijöitä.
Kuvaus yliopiston yleisestä tietosuojasta: Data Security Description (englanniksi).